Empresas eficientes conseguem alcançar o sucesso mais rapidamente e conquistar cada vez mais clientes. Isto é fundamental nos dias de hoje. Tal marca passa pela adoção de fluxo de processos eficazes, o que além de otimizar o trabalho realizado, faz com que a empresa evite desperdícios de tempo e de dinheiro. A longo prazo, essas ações podem corroer a rentabilidade do negócio e, até mesmo, tirar sua competitividade.
Otimizar os fluxos de processos é menos complexo do que se imagina e está ao alcance de todas as empresas, não importa o seu porte ou segmento.
Quer entender esse assunto melhor? A seguir, vamos mostrar algumas práticas objetivas e eficientes que podem melhorar o fluxo de trabalho da empresa. Vamos lá? Acompanhe!
Por que estruturar o fluxo de processos da empresa?
O fluxo de processos descreve as atividades realizadas pela empresa e o modo como as informações trafegam entre eles. O objetivo é otimizar recursos, reduzir o tempo de execução e melhorar a comunicação entre os diferentes setores.
Uma melhor comunicação contribui para o aumento da qualidade e para a redução de erros. Também elimina o retrabalho, a perda de material e de recursos.
Por exemplo: ao planejar o consumo de insumos, o fluxo de processos contribui para a redução de custos e para o melhor aproveitamento dos recursos disponíveis. Tudo isso torna a empresa mais enxuta e, é claro, mais competitiva.
10 Dicas para melhorar o fluxo de processos da empresa
O bom fluxo de processos melhora a produtividade e ajuda a empresa a monitorar as atividades executadas. A ferramenta também dá mais autonomia às equipes que podem executar as tarefas sem o suporte direto do gestor.
Veja como melhorar o fluxo de processos da empresa:
1. Defina metas alcançáveis
As metas definidas devem ser alcançadas por toda a equipe, seja em pouco ou em muito tempo. Para garantir o engajamento, a empresa pode adotar a metodologia SMART, que define quais metas observar para atingir o resultado desejado.
- S pecific – traçar objetivos alcançáveis;
- M easurable – tenha indicadores exatos;
- A attainable – defina metas alcançáveis;
- R ealistic – realista;
- T imely – toda meta deve ser atingida no prazo estipulado.
A metodologia SMART ajuda a empresa a cumprir prazos e garante que as tarefas sejam executadas com excelência. Vale observar, que para que a metodologia funcione, as diretrizes devem ser estabelecidas com coerência. Além disso, elas devem estar alinhadas com o plano de negócios da empresa.
2. Use a tecnologia a seu favor
A tecnologia facilita a gestão da empresa e garante que os projetos sejam entregues no prazo. Os recursos tecnológicos também criam boas políticas de cobrança e recebíveis, facilitando o controle do fluxo de caixa.
Outra vantagem é a redução do tempo de resposta às demandas dos clientes, aumentando a taxa de retenção dos clientes. Aumentar esse índice em apenas 5% aumenta o lucro da empresa em 25%.
3. Conheça os recursos disponíveis
O fluxo de processos só pode ser implantado se a empresa contar com ferramentas e recursos que facilitem o andamento dos procedimentos que precisa realizar. Os recursos disponíveis tem que ser analisados e avaliados de modo a adequar as propostas aos processos que podem ser executados.
4. Mapeie as rotinas de trabalho
Mapear rotinas de trabalho elimina o retrabalho e o excesso de burocracia. Além disso, torna o trabalho mais ágil e transparente, o que contribui para o aumento da produtividade.
O mapeamento serve como um guia que ajuda na resolução de problemas e de falhas processuais. Isso significa que os colaboradores devem consultá-lo, sempre para nortear todos os procedimentos, mesmo que isso implique em desfazer um projeto e retomá-lo do início.
5. Padronize os processos
A padronização de processos se refere a organização das tarefas da empresa como atendimento ao cliente, vendas, produção e conferência de produtos. Além de facilitar o fluxo de processos, a padronização torna o trabalho mais claro e preciso ao evitar a centralização e garantir que a tarefa seja executada da mesma forma por todos os operadores.
6. Invista na melhoria do setor de cobrança
A inadimplência tem um forte impacto na saúde financeira da empresa. Quando há um grande número de devedores a empresa encontra dificuldades em se manter competitiva e pode acabar fechando as portas.
Outro problema enfrentado é o pagamento de multas, decorrente do atraso no pagamento de tributos ou das contas de água, luz e internet. Para evitar estes problemas, a empresa deve estabelecer políticas claras de cobrança e adotar sistemas de pagamento automatizados.
Neste setor, o fluxo de processos visa acompanhar todas as ações que minimizem problemas que impactem negativamente no caixa da empresa. Além disso, a ferramenta deve criar um passo a passo para que ao ser seguido pela equipe garanta autonomia na hora de resolver pendências e imprevistos.
7. Integre os setores
Os diferentes setores da empresa devem operar de forma integrada. Algumas tarefas transitam por diferentes setores antes de serem finalizadas. Por exemplo, até a entrega de um produto passou pelo setor de compras, financeiro, vendas e pelo atendimento ao cliente. Por isso, operar de forma integrada torna a empresa mais eficiente, reduz o retrabalho e o tempo de resposta às necessidades dos clientes.
Claro, essa etapa exige que os gestores conheçam o funcionamento de todos os setores da empresa e implementem melhorias que simplifiquem o trabalho dos colaboradores.
8. Estimule a comunicação interna
A boa comunicação rompe barreiras, o que resulta na otimização de processos. Para integrar os diferentes setores a empresa deve promover a boa comunicação. Muitos profissionais podem propor melhorias de processos ou sugerir como executar tarefas de forma mais eficiente.
Além disso, uma comunicação interna eficiente ajuda o time a chegar a um consenso na hora de solucionar problemas. Alguns aplicativos otimizam a comunicação do time, entre eles vale destacar:
Slack
Utilizada por gigantes como a NASA e eBay, o Slack é referência quando o assunto é comunicação no ambiente de trabalho. Com a ferramenta, dá para criar grupos exclusivos, destacar publicações e trocar mensagens privadas com os usuários. O Slack está disponível para os dispositivos Android, iOS e também na web.
O WhatsApp é simples e fácil de usar. Conta com mais de 1 bilhão de usuários que podem compartilhar vídeos, arquivos e mensagens de áudio. A criação de grupos com regras específicas permite que todos os membros da equipe se informem sobre alterações no projeto ou atividades pendentes, por exemplo.
Trello
O Trello é um aplicativo voltado para a organização de projetos. Dá para criar campos, compartilhar arquivos e trocar informações.
Todos os colaboradores terão acesso aos dados na plataforma e terão acesso às atividades realizadas. Também dá para verificar o andamento dos projetos e as etapas pendentes. está disponível na sua versão web ou nos dispositivos Android e iOS.
9. Valorize a equipe de trabalho
A participação de toda equipe é fundamental para que o fluxo de trabalho seja implementado de forma eficaz. Contar com o apoio de todos os colaboradores gera maior engajamento e uma maior adesão às ferramentas propostas pela empresa.
Para isso, é preciso valorizar a equipe de trabalho, promovendo os membros mais capacitados e realocando talentos. Também é importante capacitar os profissionais de modo a garantir que eles exerçam suas funções com mais desenvoltura, aplicando metodologias mais modernas.
Manter a motivação da equipe é outra função dos gestores. Uma forma de conseguir isso é compartilhando as ações implementadas e os resultados obtidos. Cientes das ações e das melhorias alcançadas, a equipe se mostrará mais comprometida com o crescimento do negócio.
10. Abandone velhos hábitos
Mudanças nem sempre são bem aceitas. No entanto, para alcançar bons resultados é importante que todos os colaboradores se empenhem para vender mais ou aumentar a participação da empresa no mercado.
Portanto, para ser eficaz, o fluxo de processos deve estar atrelado a mudança da cultura organizacional. O alinhamento moral e ético demonstra aos colaboradores como agir para obter os melhores resultados e tornar o trabalho mais simples. Ou seja, é uma ação que produz resultados positivos em todos os departamentos da empresa.
Agora que você conhece algumas das principais ações que podem ser feitas para otimizar seu fluxo de processos e obter os ganhos de eficiência esperados para o seu negócio, que tal colocar em prática todas as metas e transformá-las em resultados?
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