O armazenamento de documentos ainda enfrenta a resistência na atenção de muitos gestores de pequenas e médias empresas. Por vezes, esse assunto é subestimado. Mas não deveria ser assim. Pois a falta de documentação e a dificuldade em encontrar informações da empresa podem gerar autuações fiscais, por exemplo.
Dessa maneira, o armazenamento de documentos é algo imprescindível para uma empresa. Esse tipo de preocupação se deve tanto para os documentos físicos, em papel, quanto para os digitais. Inclusive, o armazenamento digital é tendência para o mercado. Isso porque as tecnologias trazem mais benefícios na segurança de dados, redução de custos e eficiência de armazenamento.
Quer saber mais detalhes sobre esse assunto? Acompanhe este texto e conheça dicas fundamentais para fazer o correto armazenamento de documentos na sua empresa ainda hoje!
1. Realize um inventário dos documentos
O primeiro passo para modernizar o armazenamento de documentos na empresa é realizando o inventário. Trata-se de um procedimento de classificar e reunir todos os documentos da empresa, sejam eles digitais ou físicos.
Dependendo do tamanho da estrutura da empresa e da quantidade de documentos gerados, será necessário designar equipes específicas. Pode ser necessário, por exemplo, a contratação de mão de obra especializada que consiga fazer o inventário de maneira profissional.
Vale a pena fazer um treinamento com os colaboradores da empresa, para que eles aprendam a maneira correta de armazenar os documentos. Neste inventário devem ser considerados os documentos por tipo. Por exemplo, documentos fiscais ou aqueles dedicados ao cadastro dos colaboradores.
Também é importante que o inventário seja dividido por área, em setores como departamentos de vendas ou de recursos humanos. Com a conclusão do inventário, vai ser possível ter uma perspectiva geral dos documentos a serem armazenados na empresa.
2. Digitalize documentos impressos
Documentos têm prazo de validade. Não apenas a respeito do seu valor jurídico, mas quanto à sua duração física. No caso dos documentos em papel, estes podem corroer com o passar do tempo ou durante o uso no escritório da empresa. Sem contar a possibilidade deles serem perdidos ou extraviados.
Portanto, é preciso ter uma cópia digitalizada para se precaver de situações como essas. Por isso, é importante que no processo de armazenamento de documentos esteja prevista essa fase de digitalização. Recomenda-se separar equipes de trabalho específicas para realizar essa atividade.
Assim, outros colaboradores podem assumir suas tarefas. Também é preciso definir o local de guarda desses documentos. Se vai ser, por exemplo, em um computador ou na internet, em nuvem. O armazenamento de documentos digitalizados deve se tornar rotina dentro da empresa que ainda lida com documentos físicos.
3. Respeite os prazos de guarda
Durante o processo de verificação da documentação a ser armazenada pode ser observado o acúmulo de papéis. Assim, algum funcionário pode ter a ideia de eliminar determinados documentos mais antigos. No entanto, existe legislação que determina o prazo de guarda de documentos empresariais. Em especial para aqueles de ordem contábil, trabalhista e fiscal.
Esses devem ser mantidos de forma impressa e em lugar apropriado para que seja de fácil acesso durante eventual inspeção fiscal. Nessa lista, também podem ser incluídos documentos como contratos de financiamento, comprovante de pagamento imobiliários, de compra e venda. Eles são fundamentais para ajudar a comprovar o patrimônio da empresa.
4. Determine regras de acesso
Tanto aqueles documentos impressos quanto os emitidos de forma digital necessitam ter locais corretos para serem armazenados. Nesse sentido, escolher os espaços físicos ou na nuvem é fundamental para a guarda correta desses documentos.
Após realizar a identificação do melhor local de arquivamento, tente selecionar regras de acesso a eles. Por exemplo, tente determinar quais funcionários têm acesso e em qual período isso pode ser feito.
Também providencie acesso aos arquivos digitais que devem conter a autenticação individual. Pode haver, por exemplo, biometria facial para efetivar acesso ao bloco de documentos.
Investir em segurança digital é o que resguarda a empresa de enfrentar problemas como extravio e fraude de documentos.
5. Crie sistemas de organização por pastas e assuntos
Agilidade nos processos da empresa depende também da velocidade de encontrar informações. Nesse sentido, se o funcionário demora para encontrar um dado do seu setor provavelmente, isso provavelmente vai atrasar sua tarefa.
Por isso, é importante que na hora de armazenar os documentos, seja estipulado certa organização por pastas e assuntos. Por exemplo, separar as pastas de acordo com fluxo de caixa, balanços, estoque.
Esse tipo de organização deve preferencialmente atender a critérios de data que foram definidos. Fazendo esse tipo de atribuições, vai ser possível facilitar a localização da informação.
6. Invista em treinamento para armazenamento de documentos
Como saber se um documento está armazenado de forma correta? E qual o setor responsável por guardá-lo? Como fazer para garantir que todos sigam as regras? Essas e outras questões podem ser resolvidas com a capacitação dos colaboradores.
Recomenda-se que sejam empregados treinamentos com funcionários para garantir que eles consigam de fato fazer a coleta e armazenamento desses documentos de maneira correta. Assim a empresa não cria regras desconexas e tem todos os documentos organizados da melhor forma.
7. Invista em boas maneiras digitais de guardar documentos
As empresas que trabalham com grande fluxo de documentos necessitam buscar maneiras de armazenar esses documentos de maneira mais segura e correta. Uma solução para isso é investir em tecnologia.
Hoje em dia, é possível encontrar plataformas que auxiliam no trabalho de organização do fluxo de processos e informação, por exemplo, o GetDoc. Assim, é possível deixar no mesmo local os documentos que foram enviados ou encaminhados pela empresa.
Outro detalhe é que esses documentos são armazenados em nuvem, sem ocupar espaço físico, o que auxilia a sustentabilidade, uma vez que evita movimentar a economia do papel.
Então, tivemos a chance de ver, neste texto, o quão é importante buscar estratégias – grande parte delas, digitais – para garantir o bom funcionamento das empresas. É interessante perceber que a tecnologia GetDoc pode auxiliar em muitas etapas, incluido um panoroma workflow. Isso quer dizer que as equipes tem um visão completa sobre suas atividades, podendo assumir maior autonomia em seus processos, o que aumenta a produtividade.
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