O questionamento “como baixar custos na empresa?” se intensificou muito em virtude da pandemia do coronavirús. A pandemia, que começou em dezembro de 2019 e estende-se ao longo de 2022, remodelou e impactou o mercado de maneiras inéditas. Os custos, por sua vez, refletiram nas empresas, prestadores de serviço, fornecedores, em toda cadeira produtiva.
A solução para algumas instituições foi o encerramento das atividades, por não saberem como administrar o negócio em tempos difíceis. Porém, outras ressignificaram o momento para baixar os custos, mantendo-se ativas e ofertando um ótimo produto e/ou serviço.
Os custos podem ser vistos como todo gasto que engloba a produção ou desenvolvimento de algo que será exposto no mercado. Isso vai desde a mão de obra qualificada, matéria-base até a manutenção de máquinas. Dentro da gestão de custo, podemos identificar dois grupos: as variáveis, que alternam de acordo com a demanda, e os fixos, aqueles que são os mesmos no decorrer do mês.
Destacamos que custo não é despesa, e a gestão de custo é uma ação necessária para toda empresa se manter ativa e saudável. Para isso, preparamos um guia com dicas para responder a pergunta cada vez mais frequente: como baixar custos na empresa?
Como baixar custos na empresa?
1. Mapear os processos internos e identificar falhas
Antes de toda e qualquer mudança é necessário ter uma visão geral. Para as empresas que buscam gerenciar seus processos de forma inteligente, o mapeamento ajuda na identificação do que está ou não fluindo bem, para uma devida gestão, e assim, baixar os custos.
- Reúna a equipe;
- Identifique os processos;
- Analise as falhas encontradas.
2. Tecnologia é o próximo passo
Depois de mapear e identificar quais áreas estavam gerando gastos, o momento é de buscar na tecnologia o auxílio necessário. Automatizar processos repetitivos, por exemplo, reduz os custos de materiais e elimina tarefas manuais, gerando uma melhoria de tempo e qualidade da equipe.
Outro ponto da tecnologia é o armazenamento de informações na nuvem, ou seja, sem aquela papelada toda espalhada na sala ou juntando poeira. Outros exemplos de investimentos são:
- Assinatura de documentos online;
- Ponto de trabalho online;
- Automatização de processos (emissão de notas fiscais, relatórios, envio de e-mails e mensagens de voz, classificação de lead);
- Eficiência de atendimento;
- Redução de custos e falhas processuais.
3. Horários flexíveis
Com a pandemia de Covid-19, novas formas de trabalho foram implementadas. Para muitas empresas, o home office veio para ficar! E, graças à tecnologia, o funcionário pode continuar trabalhando em casa ou no modelo híbrido, estando na empresa apenas algumas vezes na semana.
O que reflete na produtividade do colaborador, que pode adaptar a jornada de trabalho com as demandas pessoais. Outros benefícios para o negócio são:
- Reduz custos do escritório (contas básicas, valor do aluguel);
- Diminuição do pagamento de horas extras.
4. Conscientize a equipe
Essa é uma parte fundamental no processo de baixar custos. Seja na modalidade presencial ou híbrida de trabalho, uma reunião de equipe é necessária para orientações e mobilizar o uso consciente dos espaços.
Por isso, vale a pena investir em conversas sobre:
- Uso consciente (energia, água, luz e ar-condicionados);
- Ações, por exemplo, de adoção de um copo único;
- Usar energia verde;
- Desligar equipamento ociosos;
- Troca de lâmpadas;
- Desperdícios no geral.
5. Serviços de terceiros
Dividir para economizar, essa é uma das grandes aliadas para reduzir gastos na empresa. Delegando o trabalho a empresas terceirizadas, o setor de RH e DP não terão custos trabalhistas e outros encargos.
Alguns exemplos de terceirizações de setores são:
- Visão consciente do negócio;
- Serviços de segurança;
- Serviços de manutenção do espaço (limpeza);
- Serviços de suporte e Tecnologia da Informação (TI);
- Aluguel de equipamentos e máquinas.
6. Atente-se às leis
Outro ponto importante está ligado às tributações. Além de pesar no bolso, o enquadramento inadequado pode provocar problemas fiscais com a Receita Federal, em que autuações, multas e demais penalidades podem ser aplicadas.
Para evitar que isso aconteça, é necessário que você tenha os principais pontos sobre os regimes tributários bem esclarecidos, como tipos de impostos pagos pela empresa, características de cada um dos regimes e outros aspectos. Desta forma:
- Verifique o regime fiscal;
- Consulte um contador;
- Atente-se à legislação e tributação;
Um resumo para baixar custos na empresa!
Se você chegou até aqui, agora é o momento de colocar em prática tudo o que foi elencado neste guia “como baixar custos na empresa”. Uma gestão de custos, quando feita de forma eficiente, transforma e eleva uma empresa.
Para o consultor empresarial Ricardo Balkins, a “redução de custos, mais do que uma necessidade, é um diferencial”. Na visão de Balkins, gerir os custos é mais do que uma economia, mas sim, uma visão de futuro, pela qual se delimita de onde se vem e onde se quer chegar.
E, quando o processo de como baixar os custos é iniciado, o gestor precisa continuar acompanhando. Pois, “sem mensurações, muitas empresas, mesmo após terem realizado processos de redução, acabam sofrendo com um retorno desses mesmos custos”, afirma.
Com isso, os programas de gestão devem ser acompanhados e monitorados com frequência, para evitar qualquer falha no percurso. Ainda para o consultor, “o maior desafio nas atividades cotidianas é a descrença das empresas sobre o efetivo ganho que um programa de redução de custos bem coordenados pode gerar”.
O especialista afirma que “por mais que as empresas já tenham mudado bastante nos últimos anos, sempre há espaço para fazer melhor”. Então, lembre-se:
- Mapeie os processos;
- Invista em tecnologia;
- Aposte em jornadas de trabalho flexíveis;
- Conscientize a equipe;
- Terceirize serviços e;
- Atente-se às leis.
Afinal, continuar competitivo dentro do seu segmento de atuação, com os custos em dia e a produção fluindo bem, é a realização de todo empresário. Como demonstramos, investir em tecnologia pode fazer a diferença, como baixar custos na empresa que sejam dispensáveis. Isso libera sua equipe para projetos mais importantes e desafiadores.
Para consolidar isso, o RPA (Robotic Process Automation) é um investimento certeiro. Na busca pela melhoria contínua da otimização e da automação de processos, essa é a escolha de diversas empresas que buscam conquistar mais eficácia e aproveitar ao máximo o tempo de trabalho dos colaboradores.
A metodologia RPA diz respeito à automação de processos simples e repetitivos que, até então, só poderiam ser realizados por meio de ação humana.
Quer entender mais sobre o RPA? Continue acompanhando nosso blog e conheça mais sobre essa poderosa ferramenta de gestão!
