Cada vez mais, as empresas adotam os processos digitais devido à facilidade e à eficiência asseguradas. Ainda assim, muitas não sabem como fazer uma assinatura eletrônica e têm dúvidas sobre a legalidade da operação.
No Brasil, essa ferramenta é regulamentada pela Medida Provisória 2.200-2/2001. Foi a partir dessa MP que se instituiu a Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil). Nesse momento, a validade jurídica dos documentos assinados de forma eletrônica também foi garantida.
Mais recentemente, a Lei 14.063/2020 instituiu a validade das assinaturas eletrônicas perante os entes públicos. Ou seja, não existem motivos para questionamentos sobre o possível uso desse recurso.
O que surge de dúvida é: como fazer uma assinatura eletrônica? Neste post, vamos explicar quais são as vantagens e o passo a passo para implementar essa ferramenta no seu negócio. Confira.
Por que fazer uma assinatura eletrônica?
Antes de lhe explicarmos como fazer uma assinatura eletrônica, é preciso tratar sobre os motivos de fazê-la. A assinatura eletrônica é uma forma de autenticar a autoria de um documento via meios computacionais. Pode ser realizado de diferentes formas, como, por exemplo:
- Login e senha;
- Autenticação por biometria;
- Reconhecimento de IP relacionado a e-mails;
- Firma digitalizada;
- Assinatura digital.
Qualquer que seja a alternativa, todas têm validade jurídica. A diferença é o nível de segurança e de autenticidade fornecido. Além disso, todas as opções trazem benefício às empresas optantes. Entre as vantagens, estão:
Agilidade nas operações e nos processos
A execução de contratos se torna muito mais rápida ao fazer a assinatura eletrônica. Segundo um levantamento realizado, essa ferramenta reduz o tempo médio de resposta em 80%. Ela também apresenta 80% na diminuição média de erros e melhora a produtividade em 85%.
Isso significa que a finalização das negociações é acelerada. Da mesma forma, são evitados atrasos desnecessários. O motivo é porque a outra parte é notificada da necessidade de assinatura. Assim, ela pode concluir a transação com apenas um clique.
Segurança
As assinaturas eletrônicas são seguras, pois existe uma série de ferramentas tecnológicas que protegem os dados. Um exemplo é a criptografia, que evita o acesso indevido de terceiros ao documento. Assim, o conteúdo não vaza nem é adulterado.
Isso é bastante diferente do que acontece com um contrato físico, especialmente aqueles que envolvem assinaturas múltiplas. Nesse caso, a possibilidade de violação da privacidade aumenta.
Além disso, os documentos eletrônicos são armazenados digitalmente, na nuvem. Assim, é possível estabelecer regras de encaminhamento para garantir que o acesso fique dentro da ordem de autorização.
Redução de custos
Os documentos digitais não precisam ser impressos nem enviados, o que já gera redução de custos com papel, tinta e outros. Por sua vez, os processos automatizados da assinatura eletrônica diminuem a chance de erros humanos, que levam a impactos financeiros.
Aumento da experiência do cliente
As partes envolvidas na assinatura eletrônica dos documentos ficam mais satisfeitas, porque os processos são ágeis e eficientes. A redução da burocracia é outro efeito positivo, que tende a melhorar a reputação do seu negócio.
Por fim, existe a gestão eficiente dos contratos. Com essa ferramenta, é possível dispensar as idas ao cartório para reconhecer firma e autenticar documentos. Tudo é feito digitalmente, com validade jurídica, como indicamos.
Aumento da produtividade
Ao optar por fazer as assinaturas eletrônicas, sua empresa também ganha em produtividade. Mais do que a rapidez dos processos, o benefício é verificado devido à redução de erros e imprecisões, e ao armazenamento em nuvem.
Para ter uma ideia, os gestores de empresas passam quatro semanas por ano buscando informações não-digitalizadas. Além disso:
- 40% das empresas mantêm seus arquivos em papel;
- Os colaboradores gastam duas horas por dia procurando informações não-digitalizadas;
- Um documento é perdido a cada 12 segundos nas empresas brasileiras.
Esses dados deixam claro que a assinatura eletrônica aumenta a produtividade, especialmente quando combinada ao armazenamento em nuvem. Por isso, é importante escolher a plataforma certa.
A vantagem de investir no iGree
O iGree é uma plataforma de automação de onboarding e formalização de acordos digitais. Apesar dessa explicação, existem vários diferenciais na solução. Ela torna os processos ainda mais eficientes por ter:
- Formalização por vídeo selfie, que gera um conjunto comprobatório mais seguro para a transação. Ele inclui: assinatura, vontade declarada de fazer o acordo, momentaneidade, IP de origem e geolocalização;
- Validade jurídica de acordo com o padrão ICP-Brasil;
- Validação de identidade biométrica;
- Flexibilidade e personalização da jornada do cliente final, definindo a identidade visual e os requerimentos para formalização;
- API de integração fácil com o ecossistema dos clientes e aberta para desenvolvedores externos, que contam com a segurança e o suporte da equipe técnica do iGree;
- Integração com o WhatsApp;
- Inteligência artificial e machine learning para verificar a identidade, validar o vídeo selfie captando a vontade do usuário e detectar a prova de vida;
- Guarda digital, já que os documentos são armazenados, organizados e protegidos na nuvem de forma criptografada;
- Registro blockchain para trazer ainda mais segurança digital aos arquivos;
- Tempo médio de formalização de apenas dois minutos para o fluxo completo do processo.
Por todos esses fatores, o iGree é uma solução inovadora que aumenta a eficiência da gestão de fraude das empresas. Com essa ferramenta, é possível qualificar os dados cadastrais e trazer confiabilidade aos processos. Ao mesmo tempo, os acordo digitais são organizados e automatizados para que você saiba como fazer uma assinatura eletrônica e utilizá-la a favor da sua empresa.
Passo a passo de como fazer uma assinatura eletrônica
Para fazer uma assinatura eletrônica para sua empresa, é preciso contar com uma plataforma específica e especializada. É o caso do iGree. Ele realiza toda a gestão do documento. Por isso, depois do arquivo estar pronto, as etapas que seguem são as seguintes:
Faça o upload do documento e indique os signatários
O upload do documento é realizado em arquivo PDF ou DOC. O arquivo pode estar armazenado no computador ou na nuvem. Antes de completar essa etapa, adicione os e-mails e nomes das partes envolvidas. Aqui, é preciso ser especificado quem deve assinar e aqueles que somente acompanharão.
Faça o envio do link para assinatura
Antes de enviar, lembre-se de adicionar os campos a serem preenchidos. Elem podem ser padrão ou personalizados. A partir disso, o encaminhamento é feito e cada uma das pessoas recebe um link para assinar o documento eletronicamente. Assim que o processo for finalizado, o contrato é armazenado em nuvem.
Aguarde as assinaturas
Esse é o momento em que as partes envolvidas acessam o endereço indicado em e-mail para assinar o documento. O procedimento é válido para qualquer dispositivo com acesso à internet.
Nessa etapa, é preciso seguir as indicações da plataforma. Porém, é bastante simples, inclusive com o vídeo selfie, que traz mais segurança.
Acompanhe a gestão do documento
Os arquivos assinados podem ser monitorados e visualizados sempre que necessário pela interface da plataforma do iGree. Além disso, você pode configurar alertas para receber notificações sempre que uma etapa é concluída.
Agora você sabe para que serve e como fazer uma assinatura eletrônica. Além disso, conhece uma plataforma eficiente e que ajudará sua empresa a alcançar os melhores resultados.
Então, que tal saber mais? Conheça e utilize os serviços do iGree. Assim, você entenderá por que vale a pena sua empresa investir nessa solução.
