Manter a documentação digital da sua empresa segura e bem gerenciada exige uma solução eficiente e moderna. Afinal, em muitos casos, ferramentas de armazenamento gratuitas não são o suficiente, sobretudo com o cuidado que documentos sensíveis — como RG, CPF e outros — exigem.
E é justamente para essas situações e demandas que o GetDoc pode ajudar o seu negócio. Por isso, para que os níveis de produtividade, segurança e eficiência acompanhem o volume de dados, é necessário contar com soluções disruptivas. Afinal, a complexidade atual e o crescimento exponencial no volume de dados e documentos a serem armazenados é um desafio.
Nesse sentido, toda empresa pode e deve implementar plataformas especializadas para auxiliar na gestão de documentação digital. Além disso, alguns tipos de negócios, como as imobiliárias, precisam processar e armazenar dados sensíveis. Portanto, para garantir a segurança e autenticidade da documentação digital, é mandatório contar com tecnologias confiáveis na rotina.
E você? A sua empresa também tem enfrentado desafios nessa área?
A seguir, você poderá descobrir como o GetDoc é a plataforma certa para gestão da documentação digital do seu negócio. Então, conheça suas funcionalidades e os principais benefícios abaixo. Acompanhe!
O que é o GetDoc?
O GetDoc é um sistema de gerenciamento eletrônico de documentos. Mas, na prática, o que isso quer dizer?
Em outras palavras, ele é um sistema eficiente e simples para desenvolver todos os processos relativos ao gerenciamento de documentos digitais. Afinal, a digitalização e gestão de documentação digital não se resumem somente à tecnologia de armazenamento.
É preciso controlar os processos que cercam esses documentos, trazendo mais produtividade e segurança de ponta a ponta. Isso porque, para que sejam automatizados com eficiência, os processos dependem de uma coordenação e integração mais abrangentes. Dessa forma, a gestão eletrônica de documentos, quando munida de comunicação e integração, soluciona problemas e agiliza operações.
Além disso, é possível extrair informações de textos escaneados de forma automática, examinando o documento e transcrevendo-o em código que pode ser armazenado em algum ambiente virtual.
No entanto, para que toda a automação de processos ocorra de forma facilitada, o seu negócio precisa de uma ferramenta completa. Além disso, precisa ser voltada para esse fim específico — é o que chamamos de solução fim-a-fim, ou End-to-End.
Diante disso, o GetDoc, com o suporte das melhores tecnologias do mercado, constrói junto a você um novo modelo de negócio. Isso é, um modelo mais competitivo e produtivo por meio de facilitações que otimizam o tempo e aumentam a produtividade.
Para isso, a esteira de desenvolvimento do GetDoc trabalha da seguinte forma:
Etapa 1 – Recepção
Neste primeiro momento, é feita toda a identificação e a checagem de documentos.
Isso envolve a organização por meio de checklists e filtros de tipificação. Eles permitirão que a gestão da documentação digital priorize os documentos obrigatórios. Em seguida, irá prepará-los para a etapa seguinte, de triagem.
Etapa 2 – Triagem
O OCR (Optical Character Recognition) já é uma tecnologia usual para empresas que precisam extrair a informação de blocos de texto de documentos escaneados.
O processo básico de OCR envolve examinar o texto de um documento e traduzir os caracteres em código. Ele, por sua vez, será usado para processamento de dados em ambiente digital.
Mas e se o seu modelo de negócio fosse além e unisse essa função a uma plataforma que automatizasse processos? Essa facilidade também está no centro dos diferenciais do GetDoc. Afinal, essa única ferramenta não só realiza a extração de dados e coleta o preenchimento de informações.
Mas posteriormente, por meio de um processo automático de triagem, distribui a fila de documentos e o seu fluxo.
Etapa 3 – Dispatch
Por se tratar de um sistema inteiramente online de gestão de documentação digital, o controle de SLA — Service Level Agreement, isto é, Acordo de Nível de Serviço — pode ser garantido de forma a não gerar redundâncias.
Dessa maneira, os documentos sensíveis são enviados e distribuídos de modo que seus melhores atendentes distribuam com agilidade os processos.
Etapa 4 – Atendimento
Sendo o SLA uma métrica importante para mensurar o desempenho do atendimento, o GetDoc permite a manutenção dos setores. Isso significa estabelecer um workflow, comunicações padronizadas entre as equipes.
Por outro lado, conta-se também com o registro das ações executadas para que todos coordenem os processos de atendimento. Dessa maneira, de fato, permite-se analisar os pontos de melhoria em busca do constantemente aprimoramento.
Etapa 5 – Conclusão
Por fim, com todo o processo devidamente registrado, são monitorados os indicadores chave de performance. Costuma-se chamá-los de KPI, ou Key Performance Indicators.
Ou seja, a partir disso, é possível que a gestão de documentação digital possa manter-se em um ciclo progressivo. Assim, estabelecendo novos padrões de atendimento.
Com isso, as demais fontes de dados integradas à plataforma GetDoc tornam-se escaláveis e adaptáveis. Tudo de acordo com a necessidade do seu modelo de negócio.
Quais são as principais funcionalidades da plataforma GetDoc?
Quando falamos de Inteligência Artificial (IA), pode parecer uma tecnologia distante e abstrata para o contexto empresarial brasileiro. No entanto, ela torna-se cada vez mais acessível e presente em soluções de ponta — como é o caso do GetDoc.
Na verdade, as funcionalidades da plataforma do GetDoc utilizam essa tecnologia. Isso, a fim de potencializar ainda mais a produtividade e a segurança da informação das empresas. Nesse sentido, ela possibilita aos gestores a visão e o controle necessários para sua administração, incluindo a documentação digital.
Resumidamente, tudo isso é alcançado por meio de funcionalidades como:
- Visão e controle completo da sua operação;
- Distribuição automática e especializada de processos;
- Visão de todas as tratativas de processos;
- Controle de SLA;
- Captura de documentos;
- Relatórios;
- Sistema Antifraude;
- Entre outros.
Gestão de documentação digital: quais são os benefícios em adotar o GetDoc?
Há diversos ganhos possíveis ao utilizar uma ferramenta especializada na gestão de documentação digital.
E, ao adotar o GetDoc, esses benefícios são potencializados, já que o seu negócio contará com uma tecnologia moderna e especializada na manipulação e no controle de documentação digital considerando a realidade das empresas do país.
Dessa forma, entre as vantagens de adotar essa solução, podemos destacar:
1 – Melhor gestão dos documentos digitais do seu negócio
Com a plataforma GetDoc, você não somente consegue digitalizar da melhor maneira documentos úteis em seus processos empresariais, como também alcançar ganhos na produtividade das atividades relacionadas a esse processo.
Assim, a sua gestão de documentação digital passa a ser parte de um fluxo otimizado, que utiliza a captura e, por meio do motor de regras do GetDoc, garante a eliminação de redundância e riscos que os processos realizados manualmente poderiam ocasionar.
O GetDoc ainda pode ser integrado com uma plataforma de assinatura digital para facilitar a integração dos processos. Isso facilita para que tudo seja feito dentro do mesmo ambiente.
2 – Controle de toda a jornada de autoatendimento
O GetDoc é uma plataforma que oferece uma oferta completa End to End. Isso significa que, desde o momento de armazenamento e triagem dos documentos até o monitoramento de resultados, a sua empresa ganha controle e flexibilidade em todos os processos.
Dessa forma, é possível que fornecedores e colaboradores tenham os seus processos padronizados, eliminando ruídos e inconsistências. Ainda, permitindo que a gestão de documentação digital para o seu negócio seja realizada de maneira ágil e descomplicada.
3 – Workflow de negócios personalizado
Todo setor, em alguma medida, trabalha com um conjunto de regras e priorização de informações distintas.
Portanto, antes de realizar a etapa de dispatch das informações e da documentação digital armazenada, é recomendável contar com o apoio e as funcionalidades de uma solução customizável. E o GetDoc é justamente a plataforma ideal para criar essa esteira.
Afinal, com o GetDoc, você poderá criar um workflow de negócios totalmente dentro das necessidades de sua empresa.
Com essa administração de workflow, a sua organização pode garantir que as equipes ganhem maior autonomia em seus processos e possam desempenhar suas atividades de forma muito mais integrada por meio de uma gestão de documentação digital aprimorada e inteligente.
4 – Inicie a sua jornada com um simples arquivo!
Em uma empresa sem uma gestão de documentação digital organizada e bem definida, comumente há uma grande fragilidade na centralização de processos.
Um dos benefícios do GetDoc é justamente evitar que ocorra e se agrave esse tipo de gargalo. E isso pode ser feito agilmente, já que a plataforma permite uma rápida adoção a partir de um simples arquivo.
Isso mesmo: uma planilha de Excel ou banco de dados podem ser integrados facilmente ao GetDoc. Por sua vez, eles estruturarão modelos de IA e Big Data que permitem a criação e o controle completo de sua jornada.
Agora que você já sabe mais sobre a importância de gerir com mais assertividade a documentação digital do seu negócio, é hora de conhecer o que o GetDoc pode fazer na prática para ajudar a sua empresa.
Solicite uma demonstração da plataforma que auxiliará a trazer mais produtividade, eficiência e segurança da informação para o seu negócio.
