Todos sabemos a importância em ter uma empresa organizada. Isso não é segredo para ninguém. Se você é um gestor ou líder sabe de todas as dificuldades em organizar corretamente o fluxo de trabalho de sua equipe e sabe quão importante para os resultados é esse ponto.
Gerir um negócio é um desafio para todos, principalmente para os líderes e gestores da organização. Isso porque é papel desses profissionais organizar esse fluxo de trabalho a fim de garantir que o capital humano esteja realizando as tarefas de maneira efetiva.
(O capital humano é adequação entre conhecimento, competências e habilidades de um determinado indivíduo para realizar uma atividade no trabalho. Esses componentes, juntos, permitem que o colaborador desempenhe suas atividades de maneira correta, contribuindo para sua empresa).
Em suma, estamos falando sobre a produtividade do indivíduo. No entanto, vale ressaltar que o aumento da produtividade não ocorre de maneira automática. É fundamental um certo esforço a fim de estabelecer esse processo, o adequando ou o otimizando.
Com certeza, depois dessa pequena introdução, você deve estar se questionando como criar um fluxo de trabalho perfeito para sua equipe. A resposta não é simples, porém é possível alcançar bons resultados utilizando boas práticas de gestão de processos.
Ao longo do artigo você encontrará algumas dicas importantes de como criar um fluxo de trabalho, além de entender quais são as melhores práticas na gestão dos processos. Você terá acesso também a outros modelos de fluxo existentes no mundo corporativo.
O que é fluxo de trabalho?
Conhecido também como workflow, basicamente, é o modo como os processos são realizados no ambiente corporativo. Ele consiste nas atividades desenvolvidas em uma empresa a partir de um padrão sequencial e repetível. Ou seja, como os processos são realizados desde a parte administrativa até o pós-venda.
Tem como principal objetivo solucionar alguns problemas. Podemos utilizar como exemplo a falta de clareza na definição de responsabilidades, etapas e atividades para serem executadas, entre outras atribuições.
Para tanto, o fluxo de trabalho oferece um passo a passo que devem ser rigorosamente cumprido, automatizando os processos da empresa.
Desse modo, pode-se afirmar que o conceito do fluxo de trabalho é fundamental para qualquer que seja a organização. Isso porque ele garante que o trabalho seja realizado de maneira fluida, com o mínimo de restrições.
Como funciona o fluxo de trabalho?
Os fluxos de trabalho devem contemplar todos os processos da empresa, ou seja, a ideia é descrever passo a passo cada procedimento e atividade para sua realização e, após isso, agrupar as tarefas.
Desse modo, o gestor irá conseguir ter uma visão mais ampla de todas as atividades que necessitam ser realizadas. Desde as que possuem uma carga menor de responsabilidade, até as mais importantes, mais complexas, atribuídas a profissionais de alto escalão.
Esse gerenciamento é muito importante, pois permite a sincronização do processo da execução das atividades. Se você ainda tem dúvida, se não sabe se o fluxo de trabalho realmente dá certo, saiba que muitas empresas melhoraram seus processos depois de implementar esse sistema.
Como implementar os fluxos de trabalho em uma empresa?
Tecnologia
Uma das principais dicas para implementar um fluxo de trabalho eficiente em sua empresa é investir na tecnologia. Lidar com dados, nos dias de hoje, é um grande desafio e, dependendo de quão grande for sua empresa, o volume de informações pode ser muito alto.
É possível mencionar, por exemplo, a digitalização dos documentos. É um modo de evitar que os mesmos se percam, reduzindo também a utilização de papel.
Sendo assim, contar com tecnologias que ajudam na gestão de documentos, por exemplo, possibilita a adaptação de seu fluxo de trabalho, conseguindo configurar as etapas destes documentos, deixando os processos padronizados e, consequentemente, evitando falhas.
Mais que isso, o acompanhamento dos fluxos de trabalho por meio de sistemas de inteligência, pode auxiliar na automatização das tarefas, evitando retrabalhos, por exemplo.
Treinamento
De nada adianta sua empresa investir em tecnologia, sendo que os funcionários não possuem o treinamento adequado para lidar com os sistemas do fluxo de trabalho.
É de suma importância que os colaboradores aprendam como utilizar as ferramentas usadas nos fluxos de trabalho. Para esse fim, realize uma trilha de aprendizado, garantindo o onboarding para novos colaboradores.
(Trata-se de um processo de integração de novos membros em uma empresa. Deste modo, o novo colaborador irá se familiarizar com a missão e os valores da empresa de forma mais eficiente);
Metas
Definir metas é fundamental para que os responsáveis pelos processos tenham maior foco em sua melhoria contínua. Ter um contrato de gestão formal mostrando os resultados que se espera se mostra uma atitude interessante;
Automação
A automação é uma parte de grande destaque na transformação digital. Esta faz com que os processos sejam realizados de maneira mais ágil, além de, claro, conseguir reduzir custos e, constantemente, minimizando o retrabalho.
Além disso, a automação apresenta outro ponto positivo. Com ela é possível direcionar o, já explicado, capital humano para atividades que possuem um foco mais estratégicos.
É possível, por exemplo, investir em softwares modernos para ter esse recurso. Com isso o gestor poderá armazenar e concentrar documentos com segurança na nuvem.
Vantagens encontradas com a utilização dos fluxos de trabalho
Desenvolver fluxos de trabalho é sinônimo de padronização, redução de custos e de desburocratização dos processos. A seguir conheceremos como cada uma dessas vantagens que pode ser percebida nas rotinas das organizações.
Padronização
Esse é um dos grandes desafios do varejo nos dias de hoje. Esta impacta também na experiência que o cliente terá com a empresa.
Além disso, organizações com alto grau de padronização possuem mais oportunidades de crescimento, por exemplo, por meio de criação de franquias e filias. Podemos citar como exemplo a padronização do PDV (ponto de venda).
Redução de custos
O fluxo de trabalho ajuda na padronização dos processos, certo? Essa etapa está atrelada diretamente na diminuição dos custos. Isso porque ocorrerão menos erros, evitando, consequentemente, o retrabalho.
Incrível como tudo está interligado, não? Padronizar os processos impacta diretamente no desempenho financeiro de seu negócio.
Desburocratização
Esta é sinônimo de agilidade. A desburocratização ocorre quando o fluxo de trabalho foi desenvolvido levando em consideração as interfaces, usando recursos tecnológicos, capacitando os responsáveis.
Isso pode ser percebido facilmente e, principalmente, na qualidade da experiência do cliente para com a empresa. Não resta dúvida. Empresas que contam com processos bem planejados desenvolvidos são referência no que diz respeito a atendimento ao consumidor.
Além dessas 3 vantagens citadas, podemos citar um bônus, por exemplo, a melhora da qualidade no clima organizacional. Com processos que possuem maior fluidez, o emocional do colaborador tende a ficar mais equilibrado.
Suas relações interpessoais no ambiente de trabalho irão melhorar e, consequentemente, seu desempenho também. Vale lembrar que isso pode refletir também no chamado turnover, ou seja, na rotatividade de colaboradores.
A qualidade em processos que você procura está no GetDoc
Em seguida informaremos algumas das funcionalidades disponíveis no GetDoc, a solução de workflow da hypeone, capaz de melhorar o fluxo de trabalho em sua organização.
• Digitalização dos documentos: um dos pontos fortes do GetDoc é a digitalização dos documentos da empresa. Com esse serviço você pode diminuir, por exemplo, a utilização de papéis em sua empresa. Consequentemente, espaços serão liberados, garantindo também maior integridade dos documentos, trazendo maior agilidade para seu negócio;
• BPM: o BPM (Business Process Management) visa ajudar na redução de falhas e erros de comunicação que, possivelmente, possam acontecer nos processos de sua operação. Não importa qual é o tamanho de sua empresa, é fundamental implementar esse gerenciamento desses processos, criando metas e objetivos específicos;
• OCR: o OCR é uma forma de obter dados de forma automatizada, o que, por sua vez, pode facilitar o trabalho de toda a equipe. Criar templates para cada tipo de documento processado, com controle total sobre os dados obtidos, seus formatos utilizados e suas origens pode ajudar, bem como fazer capturas de telas inteligentes, permitindo que o software encontre informações de maneira automática;
• GED: essa tecnologia permite que a busca por arquivos seja mais fácil. Uma gestão eletrônica na documentação pode oferecer métodos avançados para a busca e compartilhamento de arquivos, integração entre equipes externas e internas e clientes num único lugar. Isso trará agilidade, eficiência e segurança para a empresa.
Ou seja, o GetDoc pode e vai te ajudar em todo fluxo de trabalho de sua empresa.
Se ainda tiver dúvidas a respeito dos processos realizados no GetDoc, entre em contato agora mesmo com um dos nossos representantes.
